6.1. Gastos de un autónomo: ¿Qué gastos puedes deducir?

Si eres autónomo en España, puedes deducir muchos gastos relacionados con tu actividad profesional tanto en tu IRPF como en el IVA, siempre que estén justificados con factura, en tu contabilidad y directamente vinculados a tu actividad económica.

Para que un gasto pueda deducirse, debe cumplir dos condiciones esenciales: ser imprescindible para el desempeño de tu actividad y destinarse únicamente a ella. A menudo se interpreta de forma demasiado laxa lo que significa “necesario” o “exclusivo”, y ahí es donde suelen surgir errores. La forma más sencilla de entenderlo es poniéndote en la perspectiva de la Agencia Tributaria:

Un gasto es deducible cuando es indispensable para desarrollar tu trabajo y el bien o servicio adquirido no tiene otra finalidad que la actividad profesional.

En otras palabras, debe ser evidente que ese gasto solo tiene sentido en tu negocio. Si al pensarlo dudas o te preguntas si realmente es exclusivo o imprescindible, probablemente no lo sea.

Condición imprescindible: guardar la factura

Para poder deducir un gasto, es obligatorio disponer de una factura válida, que sirva como prueba de la compra.
Dicho documento debe incluir como mínimo:

• Número y fecha de la factura
• Información del emisor (nombre, DNI/CIF, dirección fiscal)
• Descripción del producto o servicio adquirido
• Importe antes de impuestos (base imponible)
• Tipo de IVA aplicado

Con una factura completa podrás incluir ese gasto tanto en el IRPF como en el IVA. Si no dispones de ella, la cosa cambia.

¿Se pueden deducir gastos sin factura?

Hay determinados gastos que no suelen ir acompañados de factura y aun así son deducibles, como por ejemplo:

• Cuotas mensuales de Seguridad Social
• Colegios o asociaciones profesionales
• Seguros
• Comisiones o gastos bancarios

Estos conceptos pueden incluirse en tu declaración del IRPF aunque no exista factura.

También existen situaciones en las que es complicado solicitar factura, como ocurre con:

• Metro, tren o autobús
• Billetes de transporte ocasional
• Taxi (aunque normalmente sí pueden emitir factura si la pides)

Lo más aconsejable es solicitar siempre una factura completa cuando tengas la opción. Un ticket o factura simplificada puede servir únicamente para justificar el gasto a efectos de IRPF (y aun así Hacienda puede no aceptarlo).

 Importante: sin factura completa, no podrás deducirte el IVA.

Aquí tienes una guía de los principales gastos deducibles:

1. Cuotas de autónomos (Seguridad Social)

• 100 % deducible en tu declaración de la renta.
• Es uno de los gastos más simples porque se cruza directamente con la información de la Seguridad Social.
• Cada mes, cuando la Administración carga en tu cuenta bancaria la cuota de la Seguridad Social, necesitas registrar esta transacción en “gastos”, seleccionando el tipo de transacción “seguridad social del usuario”. 

2. Local u oficina

• Alquiler de oficina o espacio de coworking: deducible al 100 % si es exclusivamente profesional. TaxDown
• Suministros (luz, agua, internet, teléfono) si trabajas desde casa:
  • Debes haberlo comunicado previamente a Hacienda.
  • Se deduce el 30 % de la parte proporcional de tu vivienda que usas para trabajar (por ejemplo, si dedicases un 20 % de tu casa a tu actividad, podrías deducir el 30 % de ese 20 %). 

3. Material de trabajo y tecnología

Incluye gastos directamente relacionados con la actividad profesional, como:

• Ordenadores, impresoras y otros equipos.
• Papelería, material de oficina, software, licencias, suscripciones profesionales.

4. Transporte y vehículo*

• Gastos de viaje, transporte público, peajes y parking destinados a la actividad profesional. 
• Vehículo: deducción proporcional si está afecto a la actividad (solo la parte de uso profesional).

(En 2026 cambia el criterio de Hacienda sobre vehículos afectos, pero en 2025 sigue siendo necesario justificar el uso profesional).

5. Dietas y desplazamientos**

• Puedes deducir gastos de manutención cuando son necesarios por tu actividad (restaurantes, hoteles).
• Hay límites diarios (por ejemplo, ~26,67 € en España si no duermes fuera y superiores si pernoctas).

6. Formación y desarrollo profesional

• Cursos, seminarios, libros y gastos de formación que estén relacionados con tu actividad económica.

7. Servicios profesionales

• Gestoría, asesoría fiscal, contable, abogados, marketing, consultoría.

8. Seguros

• Seguros profesionales relacionados con la actividad (p. ej., responsabilidad civil).
• Seguro médico privado: puedes deducir hasta 500 € por persona (tú, pareja e hijos menores de 18) con ciertos límites.

9. Amortizaciones y gastos financieros

• Puedes deducir la amortización (pérdida de valor de activos como equipos y mobiliario).
• Gastos financieros vinculados a la actividad (intereses, comisiones). 

10. Empleados (si los tienes)

Si tienes trabajadores a tu cargo:

• Sueldos, pagas extras.
• Seguridad Social del personal.
• Formación y dietas de empleados.

Requisitos clave

Para que Hacienda acepte una deducción:

✅ Que el gasto esté vinculado a la actividad económica.
✅ Que tengas factura o justificante válido.
✅ Que esté registrado en tu contabilidad.
✅ Que no sea un gasto personal o de mera vida cotidiana.

Ejemplos de gastos que normalmente no se pueden deducir

• Gastos personales no justificados con relación directa a tu actividad (ropa de uso normal, ocio personal).
• Multas o sanciones administrativas.

*¿Puede un autónomo deducir gasolina?

Sí — un autónomo en España puede deducirse gasolina, pero no siempre y en todos los casos de forma automática. Depende de cómo y para qué se usa el vehículo y del tipo de deducción (IRPF vs IVA):

1) Deducción en el IRPF (Renta)

• Solo puedes deducir el gasto de gasolina (y otros gastos del coche) en el IRPF si el vehículo está afecto al 100 % a tu actividad profesional. Esto significa que se usa exclusivamente para trabajar y no para uso personal. 
• Esto suele cumplirse (y Hacienda lo acepta con más facilidad) si tu actividad es de transporte (transportistas, taxistas, mensajeros, autoescuelas) o similar, donde el uso del vehículo es esencial e inherente a tu trabajo. 
• Si el vehículo se usa para trabajo y también para uso personal, normalmente no puedes deducir nada en el IRPF por gasolina.

En la práctica, sería muy difícil justificar 100 % afectación profesional de un turismo si también lo usas para fines personales, por lo que en la mayoría de actividades no ligadas directamente al transporte esta deducción no suele aplicarse en el IRPF.

2) Deducción del IVA de la gasolina

• Sí puedes deducir parte del IVA de la gasolina siempre que el gasto esté ligado a tu actividad económica y la factura esté a tu nombre. 
• Generalmente el IVA deducible es el 50 % de la gasolina si el vehículo está parcialmente afecto a la actividad (uso tanto profesional como personal). 
• En algunos casos concretos (transporte de personas/mercancías, agentes comerciales, autoescuelas, etc.) se puede deducir el 100 % del IVA del combustible. 

** Más detalles actualizados y prácticos sobre cómo funcionan las dietas y los gastos de desplazamientos que puede deducir un autónomo en España en 2025, según la normativa fiscal y la práctica habitual de Hacienda.

1. ¿Qué son las dietas?

Las dietas son gastos de manutención (comidas) y estancia (alojamiento) que incurres cuando te desplazas por motivos de tu actividad profesional fuera de tu residencia o lugar habitual de trabajo. 

Para que Hacienda acepte estos gastos como deducibles, deben:

✔ Estar vinculados a tu actividad profesional (razón laboral clara del desplazamiento). 
✔ Tener factura o ticket válido, a tu nombre si quieres deducir también el IVA. 
✔ Estar pagados por medio electrónico (tarjeta, transferencia, pago móvil — no efectivo) si quieres deducir el IVA y justificar mejor ante Hacienda.

2. Límites de deducción (IRPF) para dietas en 2025

Hacienda fija límites máximos diarios para poder deducir los gastos de manutención y estancia:

Manutención (comidas)

• Dentro de España sin pernocta: hasta 26,67 € por día. 
• Dentro de España con pernocta: hasta 53,34 € por día. 

Si el viaje es al extranjero

• Sin pernocta: hasta 48,08 € por día. 
• Con pernocta: hasta 91,35 € por día. 

Estos importes solo aplican si te desplazas fuera de tu municipio habitual de trabajo o residencia por motivos profesionales. 

Si estás en tu ciudad habitual o el gasto no está claramente vinculado a tu trabajo, no se considerará dietas deducibles.

3. Gastos de desplazamiento

Además de las dietas, también puedes deducir ciertos gastos de transporte cuando son por motivos de trabajo:

Transporte público y taxis

• Billetes de tren, avión, autobús, taxi o VTC siempre que se usen por motivos profesionales y tengas factura justificativa.

4. Requisitos clave para que Hacienda acepte estas deducciones

Para que no te rechacen dietas y desplazamientos:

1. Motivo profesional claro: guarda correos, agendas, invitaciones o pruebas de reuniones/actividades laborales que prueben por qué el gasto era necesario. 
2. Factura legal y pagada electrónicamente: si quieres deducir el gasto y el IVA soportado, la factura debe incluir IVA y estar a tu nombre. 
3. Relación con la actividad: Hacienda puede solicitar que demuestres que esa comida o ese viaje fue necesario para trabajar.

5. Deducción del IVA en dietas y desplazamientos

• IVA en comidas y alojamiento: solo puedes deducirlo si tienes factura con IVA desglosado y los gastos están vinculados a tu actividad.
• Transporte y taxis: el IVA soportado es deducible siempre que la factura esté a tu nombre y sea para fines profesionales.