5.3. Registro de una factura
Nuestra función de facturación electrónica cumple con la ley española de VeriFactu (Para saber más sobre esta normativa, puedes consultar nuestro artículo aquí).
Puedes elegir emitir facturas dentro del sistema VeriFactu o fuera de él.
Para emitir facturas en cumplimiento con VeriFactu, consulta cómo activarlo en esta sección.
Actualmente tenemos disponibles 6 tipos de facturas en nuestro sistema:
- Factura ordinaria
- Factura simplificada
- Factura rectificativa
- Factura rectificativa para factura simplificada
Para crear una factura en la sección “Ingresos”, debes hacer clic en el botón “Crear factura” o selecciona “Las facturas” en el menú + en la esquina superior derecha
5.3.1. Creación de la factura
Se deben completar los siguientes campos de la factura:
- Seleccionar la fecha de la factura desde el calendario (campo obligatorio)
Documento de la transacción
- Seleccionar el tipo de la transacción.
- Añadir un comentario interno. Este aparecerá en el libro, pero no se incluirá en la versión PDF de la factura.
Detalles de la contraparte / cliente
- País/lugar de la transacción.
- Nombre / Razón social de la contraparte (campo obligatorio)
- Número de registro CIF/NIF (campo obligatorio)
- Número de IVA (si existe)
- Cuenta bancaria del cliente – la cuenta bancaria del cliente del usuario
- Dirección
- Código postal (campo obligatorio)
- Correo electrónico
- Teléfono
Usando la búsqueda de datos de socios en el Registro Mercantil de España, al introducir el nombre del socio en el campo “Nombre del socio”, los campos “Nombre”, “Número de registro”, “Número de IVA”, así como “Dirección jurídica”, “Correo electrónico” y “Teléfono” se rellenarán automáticamente (próximamente).
Estos campos no son obligatorios para guardar la transacción, pero sí lo son para completar el libro de actividad económica.
Al completar el campo de nombre, aparecerán como sugerencia los socios previamente guardados y, al seleccionarlos, los campos del socio de la transacción se rellenarán automáticamente.
Especificación.
Debes rellenar los siguientes campos (se deben completar los datos de pago, que se mostrarán en la versión PDF de la factura):
- Número de contrato (si lo hay);
- Comentario (plazo/período de prestación del servicio): puedes indicar información adicional que aparecerá en el archivo PDF de la factura;
- Elegir entre servicio y producto
- Seleccionar el tipo de retención de IRPF (si aplica a tu actividad)
- Número de cuenta: tu número de cuenta, que está indicado en la sección Mi negocio -> Configuración de facturas;
- Moneda: el importe de la factura se indica en euros por defecto, pero es posible elegir otra moneda de la lista. En ese caso, el importe en la moneda seleccionada se mostrará junto al importe en euros según el tipo de cambio del día de registro de la transacción;
- Nombre del producto/servicio (campo obligatorio): aquí debes introducir el nombre del producto o servicio. Al rellenar este campo, se mostrarán como sugerencias los productos/servicios guardados previamente, y al seleccionarlos los campos se rellenarán automáticamente. Si lo deseas, puedes eliminar un producto de la lista de sugerencias;
- Precio por unidad (campo obligatorio);
- Unidad de medida;
- Cantidad (campo obligatorio);
- Tipo de IVA (%) (aplicable solo a los contribuyentes de IVA);
- Precio total: si se seleccionó otra moneda para la factura, el precio en la moneda elegida se mostrará junto al precio en euros.
- Añadir otro producto o servicio: si es necesario, puedes añadir más productos o servicios. Si hace falta eliminarlos, haz clic en el botón “ELIMINAR”.
Forma de pago
Debes elegir el tipo de pago:
- Ninguno – si la fecha de la factura y la del pago no coinciden;
- Caja – si la factura se ha pagado en efectivo;
- Banco – si la factura se ha pagado por transferencia bancaria;
- Sistema de pago (Paypal/Revolut) – si la factura se ha pagado mediante un sistema de pago electrónico.
* Si eliges “Ninguno” como forma de pago, aparecerá la opción de seleccionar el plazo de pago, eligiendo la fecha desde el calendario.
Cuando hayas introducido toda la información, haz clic en “+ Crear” y se abrirá la vista previa de la factura, donde se mostrará la primera página como borrador.
Ahora podras:
- Descargar la factura en formato PDF haciendo clic en “Descargar”;
- Elegir el diseño de la factura: por defecto se muestra el diseño estándar o el que hayas guardado previamente en la sección Mi perfil -> Configuración de facturas;
- Elegir el idioma de la factura: es posible seleccionar letón o inglés. Aunque el texto del correo electrónico se muestre en otro idioma (por ejemplo, en inglés), antes de enviarlo debes cambiar el idioma en tu perfil;
- Una vez elegido el diseño y el idioma, pulsa el botón “Actualizar” junto al idioma para que la factura se adapte a los criterios seleccionados;
VeriFactu:
Revisa que todos los datos de la factura sean correctos y pulsa “Publicar” si quieres emitir la factura conforme a la normativa de VeriFactu y ya te has dado de alta en la sección “VeriFactu” de tu perfil.
espués de publicar la factura, sus datos se enviarán a la Agencia Tributaria. Puede tardar uno o dos minutos en recibirse la respuesta de la Agencia Tributaria. Si la respuesta es “Correcto”, ya podrás descargar el PDF y/o enviárselo a tu cliente por correo electrónico, por WhatsApp, mostrar el código QR para el pago o simplemente copiar el enlace y mandarlo por cualquier otro medio.
Ten en cuenta que, después de publicar la factura y recibir el estado “Correcto”, ya no podrás editarla.
* Para poder crear facturas, en la sección Mi perfil -> Configuración de facturas debes rellenar los campos Nombre del banco y Número de cuenta.
El número de factura se genera automáticamente a partir del número de orden y el prefijo, que también puedes configurar en Mi perfil -> Configuración de facturas. Asegúrate de que tus facturas tengan una numeración consecutiva correcta, una detrás de otra.
Si quieres que tu factura muestre tu logo, también puedes subirlo en esa misma sección.
Toda la información sobre ti como prestador de servicios se extrae de las secciones Perfil e Información fiscal.
Facturas rectificativas.
Las facturas rectificativas son documentos esenciales para corregir errores o modificar datos de facturas previas de VeriFactu.
Para emitir una factura rectificativa de una factura VeriFactu, debes ir a Ingresos y hacer clic en el botón “Editar” junto a la factura que quieres rectificar.
R1 - Factura Rectificativa (Error fundado en derecho y Art. 80 Uno Dos y Seis LIVA)
Cuando se haya producido un error fundado de derecho o alguna de las causas del art. 80.Uno, Dos y Seis LIVA (devoluciones de mercancías, descuentos o alteraciones en el precio posteriores a la realización de la operación, resolución de operaciones, importe de la contraprestación provisional) deberá emitirse una factura rectificativa con serie específica cuya información se registrará con el tipo de factura R1.
En el caso de la devolución de mercancías o de envases y embalajes que se realicen con ocasión de un posterior suministro al mismo destinatario y tipo impositivo no será necesario la expedición de una factura rectificativa, sino que se restará el importe de las mercancías o de los envases y embalajes devueltos del importe de dicha operación posterior, pudiendo ser el resultado positivo o negativo.
Se incluirá como fecha de operación la fecha en que se realizó la entrega o prestó el servicio, indicada en la factura inicial. En el caso de rectificar varias facturas con una única factura rectificativa se indicará la fecha más reciente.
R2: Factura Rectificativa (Art. 80.Tres, por concurso de acreedores)
Cuando se haya producido una modificación de la base imponible del IVA por encontrarse el cliente en concurso de acreedores (art. 80.Tres LIVA) deberá emitirse una factura rectificativa con serie específica cuya información se registrará con el tipo de factura R2.
Asimismo, se deberá identificar el tipo de factura rectificativa con las claves "S- por sustitución" o "I- por diferencias" según la forma en que el empresario desee llevar a cabo la rectificación.
Se incluirá como fecha de operación la fecha en que se realizó la entrega o presto el servicio, indicada en la factura inicial. En el caso de rectificar varias facturas con una única factura rectificativa se indicará la fecha más reciente.
R3: Factura Rectificativa (Art. 80.Cuatro, por crédito incobrable)
Cuando se haya producido una modificación de la base imponible del IVA por incobro del cliente (art. 80.Cuatro LIVA) deberá emitirse una factura rectificativa con serie específica cuya información se registrará con el tipo de factura R3.
R4: Factura Rectificativa (Resto)
Se indicará tipo de factura R4 en estas situaciones:
- Cuando se haya producido una modificación de la base imponible del IVA por causas distintas a las previstas en el artículo 80 LIVA y no se deba a un error fundado de derecho deberá emitirse una factura rectificativa con serie específica cuya información se registrará con el tipo de factura R4.
- Cuando se haya consignado erróneamente algún dato no monetario de la factura
R5: Factura Rectificativa en facturas simplificadas
La rectificación de una factura simplificada se registrará con la clave R5 cualquiera que sea el motivo de la misma.