5.3. Registro de una factura

Nuestra función de facturación electrónica cumple con la ley española de Verifactu.

Actualmente tenemos disponibles 6 tipos de facturas en nuestro sistema:

• Factura ordinaria
• Factura ordinaria cliente sin NIF
• Factura simplificada

Además, para cada uno de estos tipos puedes crear notas de crédito (Facturas de abono).
Cuando crees una factura de abono, debes introducir los importes en negativo (con el signo “-”).

Para crear una factura en la sección “Ingresos”, debes hacer clic en el botón “Crear factura” o selecciona “Las facturas” en el menú + en la esquina superior derecha

5.3.1. Creación de la factura

Se deben completar los siguientes campos de la factura:

• Seleccionar la fecha de la factura desde el calendario (campo obligatorio)

Documento de la transacción

• Seleccionar el tipo de la transacción.
• Añadir un comentario interno. Este aparecerá en el libro, pero no se incluirá en la versión PDF de la factura.

Detalles de la contraparte

• País/lugar de la transacción.
• Nombre de la contraparte (campo obligatorio)
• Número de registro (campo obligatorio)
• Número de IVA (si existe)
• Cuenta bancaria del cliente – la cuenta bancaria del cliente del usuario
• Dirección
• Correo electrónico
• Teléfono

Usando la búsqueda de datos de socios en el Registro Mercantil de España, al introducir el nombre del socio en el campo “Nombre del socio”, los campos “Nombre”, “Número de registro”, “Número de IVA”, así como “Dirección jurídica”, “Correo electrónico” y “Teléfono” se rellenarán automáticamente (próximamente).

Estos campos no son obligatorios para guardar la transacción, pero sí lo son para completar el libro de actividad económica.

Al completar el campo de nombre, aparecerán como sugerencia los socios previamente guardados y, al seleccionarlos, los campos del socio de la transacción se rellenarán automáticamente.

Especificación.

Debes rellenar los siguientes campos (se deben completar los datos de pago, que se mostrarán en la versión PDF de la factura):

• Número de contrato (si lo hay);
• Comentario (plazo/período de prestación del servicio): puedes indicar información adicional que aparecerá en el archivo PDF de la factura;
• Número de cuenta: tu número de cuenta, que está indicado en la sección Mi negocio -> Configuración de facturas;
• Moneda: el importe de la factura se indica en euros por defecto, pero es posible elegir otra moneda de la lista. En ese caso, el importe en la moneda seleccionada se mostrará junto al importe en euros según el tipo de cambio del día de registro de la transacción;
• Nombre del producto/servicio (campo obligatorio): aquí debes introducir el nombre del producto o servicio. Al rellenar este campo, se mostrarán como sugerencias los productos/servicios guardados previamente, y al seleccionarlos los campos se rellenarán automáticamente. Si lo deseas, puedes eliminar un producto de la lista de sugerencias;
• Precio por unidad (campo obligatorio);
• Unidad de medida;
• Cantidad (campo obligatorio);
• Tipo de IVA (%) (aplicable solo a los contribuyentes de IVA);
• Precio total: si se seleccionó otra moneda para la factura, el precio en la moneda elegida se mostrará junto al precio en euros.
• Añadir otro producto o servicio: si es necesario, puedes añadir más productos o servicios. Si hace falta eliminarlos, haz clic en el botón “ELIMINAR”.

Para las facturas de abono también tienes que rellenar la fecha de la factura original que estás corrigiendo y el número de esa factura original.

Forma de pago
Debes elegir el tipo de pago:

• Ninguno – si la fecha de la factura y la del pago no coinciden;
• Caja – si la factura se ha pagado en efectivo;
• Banco – si la factura se ha pagado por transferencia bancaria;
• Sistema de pago (Paypal/Revolut) – si la factura se ha pagado mediante un sistema de pago electrónico.

* Si eliges “Ninguno” como forma de pago, aparecerá la opción de seleccionar el plazo de pago, eligiendo la fecha desde el calendario. 

Cuando hayas introducido toda la información, haz clic en “+ Crear” y se abrirá la vista previa de la factura, donde se mostrará la primera página como borrador. 

Ahora podras:

• Descargar el borrador de la factura en formato PDF haciendo clic en “Descargar”;
• Elegir el diseño de la factura: por defecto se muestra el diseño estándar o el que hayas guardado previamente en la sección Mi perfil -> Configuración de facturas;
• Elegir el idioma de la factura: es posible seleccionar letón o inglés. Aunque el texto del correo electrónico se muestre en otro idioma (por ejemplo, en inglés), antes de enviarlo debes cambiar el idioma en tu perfil;
• Una vez elegido el diseño y el idioma, pulsa el botón “Actualizar” junto al idioma para que la factura se adapte a los criterios seleccionados;

Revisa que todos los datos de la factura sean correctos y pulsa “Publicar”.

 

Después de publicar la factura, sus datos se enviarán a la Agencia Tributaria (nueva ley “Verrifactu”). Puede tardar uno o dos minutos en recibirse la respuesta de la Agencia Tributaria. Si la respuesta es “Correcto”, ya podrás descargar el PDF y/o enviárselo a tu cliente por correo electrónico, por WhatsApp, mostrar el código QR para el pago o simplemente copiar el enlace y mandarlo por cualquier otro medio.

Ten en cuenta que, después de publicar la factura y recibir el estado “Correcto”, ya no podrás editarla.

* Para poder crear facturas, en la sección Mi perfil -> Configuración de facturas debes rellenar los campos Nombre del banco y Número de cuenta.

El número de factura se genera automáticamente a partir del número de orden y el prefijo, que también puedes configurar en Mi perfil -> Configuración de facturas. Asegúrate de que tus facturas tengan una numeración consecutiva correcta, una detrás de otra.
Si quieres que tu factura muestre tu logo, también puedes subirlo en esa misma sección.

Toda la información sobre ti como prestador de servicios se extrae de las secciones Perfil e Información fiscal.

La función de facturación está disponible en los planes PRO y PREMIUM.