6.1. Cheltuielile unui liber-profesionist: Ce cheltuieli poți deduce?

Dacă ești liber profesionist în Spania, poți deduce multe cheltuieli legate de activitatea ta profesională atât din IRPF, cât și din TVA, cu condiția ca acestea să fie justificate cu factură, în contabilitatea ta și să fie direct legate de activitatea ta economică.

Pentru ca o cheltuială să poată fi dedusă, trebuie să îndeplinească două condiții esențiale: să fie indispensabilă pentru desfășurarea activității tale și să fie destinată exclusiv acesteia. Adesea, ceea ce înseamnă „necesar” sau „exclusiv” este interpretat prea lax, și aici apar de obicei erorile. Cel mai simplu mod de a înțelege este să te pui în perspectiva Agenției Fiscale:

O cheltuială este deductibilă atunci când este indispensabilă pentru desfășurarea muncii tale, iar bunul sau serviciul achiziționat nu are alt scop decât activitatea profesională.

Cu alte cuvinte, trebuie să fie evident că acea cheltuială are sens doar în afacerea ta. Dacă, gândindu-te la ea, ai îndoieli sau te întrebi dacă este cu adevărat exclusivă sau indispensabilă, probabil că nu este.

Condiție esențială: păstrarea facturii

Pentru a putea deduce o cheltuială, este obligatoriu să deții o factură validă, care să servească drept dovadă a achiziției.
Documentul menționat trebuie să includă cel puțin:

• Numărul și data facturii
• Informații despre emitent (nume, DNI/CIF, adresă fiscală)
• Descrierea produsului sau serviciului achiziționat
• Suma înainte de impozite (baza impozabilă)
• Tipul de TVA aplicat

Cu o factură completă vei putea include acea cheltuială atât în IRPF, cât și în TVA. Dacă nu o ai, situația se schimbă.

Se pot deduce cheltuieli fără factură?

Există anumite cheltuieli care de obicei nu sunt însoțite de factură și totuși sunt deductibile, cum ar fi:

• Contribuții lunare la Asigurările Sociale
• Colegii sau asociații profesionale
• Asigurări
• Comisioane sau cheltuieli bancare

Aceste concepte pot fi incluse în declarația ta de impozit pe venit chiar dacă nu există factură.

Există, de asemenea, situații în care este complicat să soliciți o factură, cum ar fi:

• Metrou, tren sau autobuz
• Bilete de transport ocazional
• Taxi (deși, în mod normal, pot emite factură dacă o soliciți)

Cel mai indicat este să soliciți întotdeauna o factură completă atunci când ai opțiunea. Un bon sau o factură simplificată poate servi doar pentru a justifica cheltuiala în scopuri de impozit pe venit (și chiar și așa, Fiscul ar putea să nu o accepte).

Important: fără factură completă, nu vei putea deduce TVA-ul.

Iată un ghid al principalelor cheltuieli deductibile

1. Contribuții pentru liber-profesioniști (Asigurări Sociale)

• 100 % deductibil în declarația ta de venit.
• Este una dintre cele mai simple cheltuieli, deoarece se corelează direct cu informațiile de la Asigurările Sociale.
• În fiecare lună, când Administrația îți debitează din contul bancar contribuția la Asigurările Sociale, trebuie să înregistrezi această tranzacție în “cheltuieli”, selectând tipul de tranzacție “asigurări sociale ale utilizatorului

2. Sediu sau birou

• Chiria biroului sau a spațiului de coworking: deductibilă 100% dacă este exclusiv profesională. TaxDown
• Utilități (electricitate, apă, internet, telefon) dacă lucrezi de acasă:
• • Trebuie să fi comunicat în prealabil la Administrația FinanciarăSe deduce
  • 30% din partea proporțională a locuinței tale pe care o folosești pentru muncă (de exemplu, dacă ai dedica 20% din casa ta activității tale, ai putea deduce 30% din acel 20%). 

3. Material de lucru și tehnologie

Include cheltuieli direct legate de activitatea profesională, cum ar fi:

• Calculatoare, imprimante și alte echipamente.
• Papetărie, materiale de birou, software, licențe, abonamente profesionale.

4. Transport și vehicul*

• Cheltuieli de călătorie, transport public, taxe de drum și parcare destinate activității profesionale. 
• Vehicul: deducere proporțională dacă este afectat activității (doar partea de uz profesional).

(În 2026 se schimbă criteriul Administrației Financiare privind vehiculele afectate, dar în 2025 este încă necesar să se justifice utilizarea profesională

5. Diurne și deplasări**

• Poți deduce cheltuielile de întreținere atunci când sunt necesare pentru activitatea ta (restaurante, hoteluri).
• Există limite zilnice (de exemplu, ~26,67 € în Spania dacă nu dormi în afara localității și mai mari dacă înnoptezi).

6. Formare și dezvoltare profesională

• Cursuri, seminarii, cărți și cheltuieli de formare profesională care sunt legate de activitatea ta economică.

7. Servicii profesionale

• Administrare, consultanță fiscală, contabilă, avocați, marketing, consultanță.

8. Asigurări

• Asigurări profesionale legate de activitate (ex: răspundere civilă).
• Asigurare medicală privată: poți deduce până la 500 € pe persoană (tu, partenerul/partenera și copiii sub 18 ani) cu anumite limite.

9. Amortizări și cheltuieli financiare

• Poți deduce amortizarea (pierderea de valoare a activelor precum echipamente și mobilier).
• Cheltuieli financiare legate de activitate (dobânzi, comisioane).

10. Angajați (dacă ai)

Dacă ai angajați în subordine:

• Salarii, plăți suplimentare.
• Asigurări sociale ale personalului.
• Formare și diurne pentru angajați.

Cerințe cheie

Pentru ca Administrația Financiară să accepte o deducere:

✅ Ca cheltuiala să fie legată de activitatea economică✅ Să ai
factură sau document justificativ valid✅ Să fie înregistrată în contabilitatea ta
✅ Să nu fie o cheltuială personală sau de simplă viață cotidiană.

Exemple de cheltuieli care, de obicei, nu pot fi deduse

• Cheltuieli personale nejustificate, fără legătură directă cu activitatea ta (îmbrăcăminte de uz normal, timp liber personal).
• Amenzi sau sancțiuni administrative.

*Poate un PFA să deducă benzina?

Da — un PFA în Spania poate deduce benzina, dar nu întotdeauna și în toate cazurile în mod automat. Depinde de cum și pentru ce este folosit vehiculul și de tipul de deducere (IRPF vs TVA):

1) Deducerea în IRPF (Impozitul pe Venit)

• Poți deduce cheltuiala cu benzina (și alte cheltuieli auto) în IRPF doar dacă vehiculul este afectat 100% activității tale profesionale. Aceasta înseamnă că este folosit exclusiv pentru muncă și nu pentru uz personal.
• Acest lucru este de obicei îndeplinit (și Administrația Financiară îl acceptă mai ușor) dacă activitatea ta este de transport (transportatori, taximetriști, curieri, școli de șoferi) sau similară, unde utilizarea vehiculului este esențială și inerentă muncii taleDacă vehiculul este folosit atât pentru muncă, cât și pentru uz personal
• , de obicei nu poți deduce nimic în IRPF pentru benzină.

În practică, ar fi foarte dificil să justifici o afectare profesională de 100% a unui autoturism dacă îl folosești și în scopuri personale, motiv pentru care în majoritatea activităților care nu sunt direct legate de transport, această deducere nu se aplică de obicei în IRPF.

2) Deducerea TVA-ului pentru benzină

• Da, poți deduce o parte din TVA-ul pentru benzină cu condiția ca cheltuiala să fie legată de activitatea ta economică și factura să fie pe numele tău. 
• În general, TVA-ul deductibil este de 50% din benzină dacă vehiculul este parțial alocat activității (utilizare atât profesională, cât și personală). 
• În anumite cazuri specifice (transport de persoane/mărfuri, agenți comerciali, școli de șoferi etc.) se poate deduce 100% din TVA-ul combustibilului

Mai multe detalii actualizate și practice despre cum funcționează diurnele și cheltuielile de deplasare pe care le poate deduce un liber-profesionist în Spania în 2025, conform reglementărilor fiscale și practicii obișnuite a Hacienda.

1. Ce sunt diurnele?

Diurnele reprezintă cheltuieli de întreținere (mese) și cazare (locuință) pe care le suporți atunci când te deplasezi din motive legate de activitatea ta profesională în afara reședinței sau a locului obișnuit de muncă. 

Pentru ca Hacienda să accepte aceste cheltuieli ca deductibile, acestea trebuie:

✔ Să fie legate de activitatea ta profesională (motiv profesional clar al deplasării). 
✔ Să aibă factură sau bon fiscal valid, pe numele tău dacă vrei să deduci și TVA-ul. 
✔ Să fie plătite prin mijloace electronice (card, transfer bancar, plată mobilă — nu numerar) dacă vrei să deduci TVA-ul și să justifici mai bine în fața Hacienda.

2. Limite de deducere (IRPF) pentru diurne în 2025

Ministerul Finanțelor stabilește limite zilnice maxime pentru a putea deduce cheltuielile de întreținere și cazare:

Întreținere (mese)

• În Spania fără înnoptare: până la 26,67 € pe ziÎn Spania cu înnoptare:
• până la 53,34 € pe zi

Dacă călătoria este în străinătate

• Fără înnoptare: până la 48,08 € pe ziCu înnoptare:
• până la 91,35 € pe zi

Aceste sume se aplică doar dacă te deplasezi în afara localității tale obișnuite de muncă sau reședință din motive profesionale

Dacă ești în orașul tău obișnuit sau cheltuiala nu este clar legată de munca ta, nu se vor considera diurne deductibile

3. Cheltuieli de deplasare

Pe lângă diurne, poți deduce și anumite cheltuieli de transport atunci când sunt din motive de muncă:

Transport public și taxiuri

• Bilete de tren, avion, autobuz, taxi sau VTC atâta timp cât sunt folosite în scopuri profesionale și ai factură justificativă

4.Cerințe cheie pentru ca Fisc-ul să accepte aceste deduceri

Pentru ca diurnele și deplasările să nu-ți fie refuzate:

1. Motiv profesional clar: păstrează e-mailuri, agende, invitații sau dovezi ale întâlnirilor/activităților de lucru care să demonstreze de ce a fost necesară cheltuiala. 
2. Factură legală și plătită electronic: dacă vrei să deduci cheltuiala și TVA-ul suportat, factura trebuie să includă TVA și să fie pe numele tău. 
3. Legătură cu activitatea: Fisc-ul poate solicita să demonstrezi că acea masă sau călătorie a fost necesară pentru muncă.

5. Deducerea TVA-ului pentru diurne și deplasări

• TVA pentru mese și cazare: îl poți deduce doar dacă ai factură cu TVA detaliat și cheltuielile sunt legate de activitatea ta.
• Transport și taxiuri: TVA-ul suportat este deductibil atâta timp cât factura este pe numele tău și este pentru scopuri profesionale.