5.3. Înregistrarea unei facturi
Funcția noastră de facturare electronică respectă legea spaniolă VeriFactu (Pentru a afla mai multe despre această reglementare, puteți consulta articolul nostru aici
Puteți alege să emiteți facturi în cadrul sistemului VeriFactu sau în afara acestuia
Pentru a emite facturi în conformitate cu VeriFactu, consultați cum să-l activați în această secțiune
În prezent, avem disponibile 6 tipuri de facturi în sistemul nostru:
- Factură obișnuită
- Factură simplificată
- Factură rectificativă
- Factură rectificativă pentru factură simplificată
Pentru a crea o factură în secțiunea „Venituri”, trebuie să faceți clic pe butonul „Creați factură” sau să selectați „Facturile” din meniul + din colțul din dreapta sus
5.3.1. Crearea facturii
Trebuie completate următoarele câmpuri ale facturii:
- Selectați data facturii din calendar (câmp obligatoriu)
Documentul tranzacției
- Selectați tipul tranzacției.
- Adăugați un comentariu intern. Acesta va apărea în registru, dar nu va fi inclus în versiunea PDF a facturii.
Detalii contraparte / client
- Țara/locul tranzacției.
- Nume / Denumire comercială a contrapartidei (câmp obligatoriu)
- Număr de înregistrare CIF/NIF (câmp obligatoriu)
- Număr de TVA (dacă există)
- Cont bancar client – contul bancar al clientului utilizatorului
- Adresă
- Cod poștal (câmp obligatoriu)
- Telefon
Folosind căutarea datelor partenerilor în Registrul Comerțului din Spania, la introducerea numelui partenerului în câmpul „Nume partener”, câmpurile „Nume”, „Număr de înregistrare”, „Număr de TVA”, precum și „Adresă juridică”, „E-mail” și „Telefon” se vor completa automat (în curând).
Aceste câmpuri nu sunt obligatorii pentru salvarea tranzacției, dar sunt necesare pentru completarea registrului de activitate economică.
La completarea câmpului de nume, partenerii salvați anterior vor apărea ca sugestie și, la selectarea acestora, câmpurile partenerului tranzacției se vor completa automat.
Specificație
Trebuie să completați următoarele câmpuri (trebuie completate datele de plată, care vor fi afișate în versiunea PDF a facturii):
- Număr contract (dacă există);
- Comentariu (termen/perioadă de prestare a serviciului): poți indica informații suplimentare care vor apărea în fișierul PDF al facturii;
- Alege între serviciu și produs
- Selectează tipul de reținere IRPF (dacă se aplică activității tale)
- Număr cont: numărul tău de cont, care este indicat în secțiunea "Afacerea mea -> Setări facturi"Monedă: valoarea facturii este indicată în euro în mod implicit, dar este posibil să alegi o altă monedă din listă. În acest caz, valoarea în moneda selectată va fi afișată alături de valoarea în euro conform cursului de schimb din ziua înregistrării tranzacției;
- Nume produs/serviciu (câmp obligatoriu): aici trebuie să introduci numele produsului sau serviciului. La completarea acestui câmp, produsele/serviciile salvate anterior vor fi afișate ca sugestii, iar la selectarea lor, câmpurile se vor completa automat. Dacă dorești, poți elimina un produs din lista de sugestii;
- Preț pe unitate (câmp obligatoriu);
- Unitate de măsură;
- Cantitate (câmp obligatoriu);
- Tip TVA (%) (aplicabil doar plătitorilor de TVA);
- Preț total: dacă a fost selectată o altă monedă pentru factură, prețul în moneda aleasă va fi afișat alături de prețul în euro.
- Adaugă un alt produs sau serviciu: dacă este necesar, poți adăuga mai multe produse sau servicii. Dacă este nevoie să le elimini, fă clic pe butonul “ELIMINARE”.
Metoda de plată
Trebuie să alegeți tipul de plată:
- Niciuna – dacă data facturii și data plății nu corespund;
- Numerar – dacă factura a fost plătită în numerar;
- Bancă – dacă factura a fost plătită prin transfer bancar;
- Sistem de plată (Paypal/Revolut) – dacă factura a fost plătită printr-un sistem de plată electronic.
* Dacă alegeți „Niciuna” ca metodă de plată, va apărea opțiunea de a selecta termenul de plată, alegând data din calendar.
După ce ați introdus toate informațiile, faceți clic pe „+ Creare” și se va deschide previzualizarea facturii, unde prima pagină va fi afișată ca ciornă.
Acum puteți:
- Descărcați factura în format PDF făcând clic pe „Descărcare”;
- Alegeți designul facturii: implicit este afișat designul standard sau cel pe care l-ați salvat anterior în secțiunea Profilul meu -> Setări facturiAlegeți limba facturii: este posibil să selectați letonă sau engleză. Chiar dacă textul e-mailului este afișat într-o altă limbă (de exemplu, în engleză), înainte de a-l trimite trebuie să schimbați limba în profilul dumneavoastră;
- Odată ce ați ales designul și limba, apăsați butonul „Actualizare” de lângă limbă pentru ca factura să se adapteze criteriilor selectate;
VeriFactu:
Verifică dacă toate datele facturii sunt corecte și apasă “Publică” dacă vrei să emiți factura conform normelor VeriFactu și te-ai înregistrat deja în secțiunea “VeriFactu” din profilul tău.
După publicarea facturii, datele acesteia vor fi trimise Agenției Fiscale. Poate dura unul sau două minute pentru a primi răspunsul de la Agenția Fiscală. Dacă răspunsul este “Corect”, vei putea descărca PDF-ul și/sau să-l trimiți clientului tău prin e-mail, prin WhatsApp, să afișezi codul QR pentru plată sau pur și simplu să copiezi linkul și să-l trimiți prin orice alt mijloc.
Reține că, după publicarea facturii și primirea stării “Corectâ”, nu o vei mai putea edita.
* Pentru a putea crea facturi, în secțiunea "Profilul meu -> Configurare facturi" trebuie să completezi câmpurile Numele băncii și Numărul contului.
Numărul facturii se generează automat din numărul comenzii și prefix, pe care le poți configura și în "Profilul meu -> Configurare facturi"Asigură-te că facturile tale au o numerotare consecutivă corectă, una după alta.Dacă vrei ca factura ta să afișeze logo-ul tău, îl poți încărca și în aceeași secțiune.
Toate informațiile despre tine ca furnizor de servicii sunt extrase din secțiunile Profil și Informații fiscale.
Facturi rectificative.
Facturile rectificative sunt documente esențiale pentru a corecta erori sau a modifica date din facturile anterioare VeriFactu.
Pentru a emite o factură rectificativă pentru o factură VeriFactu, trebuie să mergi la Venituri și să faci clic pe butonul „Editare” de lângă factura pe care vrei să o rectifici.
R1 - Factură Rectificativă (Eroare bazată pe drept și Art. 80 Unu Doi și Șase LIVA)
Atunci când a apărut o eroare bazată pe drept sau una dintre cauzele art. 80.Unu, Doi și Șase LIVA (returnări de mărfuri, reduceri sau modificări de preț ulterioare efectuării operațiunii, rezoluția operațiunilor, valoarea contraprestației provizorii) trebuie emisă o factură rectificativă cu serie specifică, ale cărei informații se vor înregistra cu tipul de factură R1.
În cazul returnării mărfurilor sau a ambalajelor care se realizează cu ocazia unei livrări ulterioare către același destinatar și cu aceeași cotă de impozitare, nu va fi necesară emiterea unei facturi rectificative, ci se va scădea valoarea mărfurilor sau a ambalajelor returnate din valoarea operațiunii ulterioare respective, rezultatul putând fi pozitiv sau negativ.
Se va include ca dată a operațiunii data la care s-a efectuat livrarea sau s-a prestat serviciul, indicată în factura inițială. În cazul rectificării mai multor facturi cu o singură factură rectificativă, se va indica data cea mai recentă.
R2: Factură Rectificativă (Art. 80.Trei, pentru concurs de creditori)
Atunci când a avut loc o modificare a bazei impozabile a TVA-ului din cauza intrării clientului în insolvență (art. 80.Trei LIVA), trebuie emisă o factură rectificativă cu o serie specifică, ale cărei informații vor fi înregistrate cu tipul de factură R2.
De asemenea, tipul facturii rectificative trebuie identificat cu cheile "S- prin înlocuire" sau "I- prin diferențe", în funcție de modul în care antreprenorul dorește să efectueze rectificarea.
Ca dată a operațiunii se va include data la care a fost efectuată livrarea sau prestat serviciul, indicată în factura inițială. În cazul rectificării mai multor facturi cu o singură factură rectificativă, se va indica data cea mai recentă.
R3: Factură Rectificativă (Art. 80.Patru, pentru creanță neîncasabilă)
Atunci când a avut loc o modificare a bazei impozabile a TVA-ului din cauza neîncasării de la client (art. 80.Patru LIVA), trebuie emisă o factură rectificativă cu o serie specifică, ale cărei informații vor fi înregistrate cu tipul de factură R3.
R4: Factură Rectificativă (Restul)
Se va indica tipul de factură R4 în aceste situații:
- Atunci când a avut loc o modificare a bazei impozabile a TVA-ului din cauze diferite de cele prevăzute la articolul 80 LIVA și nu se datorează unei erori fundamentate de drept, trebuie emisă o factură rectificativă cu o serie specifică, ale cărei informații vor fi înregistrate cu tipul de factură R4.
- Atunci când a fost înregistrată eronat o informație non-monetară pe factură
R5: Factură Rectificativă în facturi simplificate
Rectificarea unei facturi simplificate se va înregistra cu cheia R5, indiferent de motivul acesteia.