6.1. Расходы самозанятого лица: Какие расходы можно списать?

Если вы самозанятый в Испании, вы можете списать многие расходы, связанные с вашей профессиональной деятельностью, как из вашего подоходного налога (IRPF), так и из НДС, при условии, что они подтверждены счетом-фактурой, отражены в вашей бухгалтерии и напрямую связаны с вашей экономической деятельностью.

Чтобы расход можно было вычесть, он должен соответствовать двум основным условиям: быть необходимым для осуществления вашей деятельности и предназначаться исключительно для нее. Часто слишком свободно интерпретируется значение “необходимый” или “исключительный”, и именно здесь обычно возникают ошибки. Самый простой способ понять это — поставить себя на место Налогового агентства:

Расход подлежит вычету, когда он необходим для выполнения вашей работы, а приобретенный товар или услуга не имеет иной цели, кроме профессиональной деятельности.

Другими словами, должно быть очевидно, что этот расход имеет смысл только для вашего бизнеса. Если, подумав об этом, вы сомневаетесь или задаетесь вопросом, действительно ли он эксклюзивен или необходим, то, вероятно, это не так.

Обязательное условие: сохранять счет-фактуру

Чтобы вычесть расход, обязательно наличие действительного счета-фактуры, который служит доказательством покупки.
Указанный документ должен содержать как минимум:

• Номер и дата счета-фактуры
• Информация об эмитенте (имя, DNI/CIF, налоговый адрес)
• Описание приобретенного продукта или услуги
• Сумма до налогов (налоговая база)
• Примененная ставка НДС

При наличии полного счета-фактуры вы сможете включить этот расход как в IRPF, так и в НДС. Если у вас его нет, ситуация меняется.

Можно ли вычесть расходы без счета-фактуры?

Существуют определенные расходы, которые обычно не сопровождаются счетом-фактурой, но при этом подлежат вычету, например:

• Ежемесячные взносы в систему социального страхования
• Профессиональные коллегии или ассоциации
• Страховки
• Банковские комиссии или расходы

Эти понятия могут быть включены в вашу декларацию по НДФЛ, даже если нет счета-фактуры.

Также существуют ситуации, когда сложно запросить счет-фактуру, как, например, в случае с:

• Метро, поезд или автобус
• Билеты на разовый транспорт
• Такси (хотя обычно они могут выдать счет-фактуру, если вы попросите)

Наиболее целесообразно всегда запрашивать полный счет-фактуру когда у вас есть такая возможность. Чек или упрощенный счет-фактура может служить только для обоснования расхода для целей НДФЛ (и даже в этом случае Налоговая служба может его не принять).

 Важно: без полного счета-фактуры вы не сможете вычесть НДС.

Вот руководство по основным вычитаемым расходам

1. Взносы самозанятых (Социальное страхование)

• 100 % вычитается в вашей налоговой декларации.
• Это один из самых простых расходов, поскольку он напрямую сопоставляется с информацией Социального страхования.
• Каждый месяц, когда Администрация списывает с вашего банковского счета взнос в систему Социального страхования, вам необходимо зарегистрировать эту транзакцию в разделе “расходы”, выбрав тип транзакции “социальное страхование пользователя

2. Помещение или офис

• Аренда офиса или коворкинга: вычитается на 100 %, если используется исключительно в профессиональных целях. TaxDown
• Коммунальные услуги (электричество, вода, интернет, телефон), если вы работаете из дома:
• • Вы должны были предварительно уведомить налоговую службуВычитается
  • 30 % от пропорциональной части вашего жилья, которую вы используете для работы (например, если вы используете 20 % своего дома для своей деятельности, вы можете вычесть 30 % от этих 20 %).

3. Рабочие материалы и технологии

Включает расходы, непосредственно связанные с профессиональной деятельностью, такие как:

• Компьютеры, принтеры и другое оборудование.
• Канцелярские товары, офисные принадлежности, программное обеспечение, лицензии, профессиональные подписки.

4. Транспорт и автомобиль*

• Расходы на поездки, общественный транспорт, платные дороги и парковку, предназначенные для профессиональной деятельности. 
• Автомобиль: пропорциональный вычет, если он используется в деятельности (только часть профессионального использования).

(В 2026 году изменится критерий налоговой службы в отношении используемых транспортных средств, но в 2025 году по-прежнему необходимо обосновывать профессиональное использование

5. Суточные и командировочные расходы**

• Вы можете вычитать расходы на питание, когда они необходимы для вашей деятельности (рестораны, отели).
• Существуют дневные лимиты (например, ~26,67 € в Испании, если вы не ночуете вне дома, и выше, если ночуете).

6. Обучение и профессиональное развитие

• Курсы, семинары, книги и расходы на обучение, связанные с вашей экономической деятельностью.

7. Профессиональные услуги

• Бухгалтерские услуги, налоговое и бухгалтерское консультирование, юристы, маркетинг, консалтинг.

8. Страхование

• Профессиональное страхование, связанное с деятельностью (например, гражданская ответственность).
• Частное медицинское страхование: вы можете вычесть до 500 € на человека (вы, супруг(а) и дети до 18 лет) с определенными ограничениями.

9. Амортизация и финансовые расходы

• Вы можете вычесть амортизацию (потерю стоимости активов, таких как оборудование и мебель).
• Финансовые расходы, связанные с деятельностью (проценты, комиссии).

10. Сотрудники (если они у вас есть)

Если у вас есть наемные работники:

• Зарплаты, премии.
• Социальное страхование персонала.
• Обучение и командировочные расходы сотрудников.

Ключевые требования

Чтобы налоговая служба приняла вычет:

✅ Чтобы расходы были связаны с экономической деятельностью✅ Чтобы у вас был
действительный счет или подтверждающий документ✅ Чтобы они были зарегистрированы в вашей бухгалтерии
✅ Чтобы это не были личные расходы или расходы на повседневную жизнь.

Примеры расходов, которые обычно нельзя вычесть

• Личные расходы, не обоснованные прямой связью с вашей деятельностью (обычная одежда, личный досуг).
• Штрафы или административные взыскания.

*Может ли самозанятый вычесть расходы на бензин?

Да — самозанятый в Испании может вычесть расходы на бензин, но не всегда и не во всех случаях автоматически. Это зависит от того, как и для чего используется транспортное средство, а также от типа вычета (IRPF против IVA):

1) Вычет по IRPF (подоходный налог)

• Вы можете вычесть расходы на бензин (и другие расходы на автомобиль) по IRPF только в том случае, если транспортное средство используется на 100 % для вашей профессиональной деятельности. Это означает, что оно используется исключительно для работы, а не для личного пользования.
• Это обычно соблюдается (и налоговая служба принимает это легче), если ваша деятельность связана с транспортом (перевозчики, таксисты, курьеры, автошколы) или аналогична, где использование транспортного средства является существенным и неотъемлемым от вашей работыЕсли транспортное средство используется как для работы, так и для личного пользования
• , обычно вы не можете вычесть ничего по IRPF за бензин.

На практике, было бы очень трудно обосновать 100% профессиональное использование легкового автомобиля, если вы также используете его в личных целях, поэтому в большинстве видов деятельности, не связанных напрямую с транспортом, этот вычет обычно не применяется в IRPF.

2) Вычет НДС на бензин

• Да, вы можете вычесть часть НДС на бензин при условии, что расходы связаны с вашей экономической деятельностью и счет-фактура оформлен на ваше имя.
• Обычно вычитаемый НДС составляет 50% от стоимости бензина, если транспортное средство частично используется в деятельности (как для профессионального, так и для личного использования).
• В некоторых конкретных случаях (перевозка людей/товаров, коммерческие агенты, автошколы и т. д.) можно вычесть 100% НДС на топливо

Более подробная, актуальная и практическая информация о том, как работают суточные и командировочные расходы, которые самозанятый может вычесть в Испании в 2025 году, согласно налоговому законодательству и обычной практике налоговой службы.

1. Что такое суточные?

Суточные — это расходы на питание (еда) и проживание (размещение) , которые вы несете, когда перемещаетесь по причинам, связанным с вашей профессиональной деятельностью, за пределами вашего места жительства или обычного места работы.

Чтобы налоговая служба приняла эти расходы как вычитаемые, они должны:

Быть связанными с вашей профессиональной деятельностью (четкая рабочая причина поездки).
Иметь действительный счет-фактуру или чек, оформленный на ваше имя, если вы также хотите вычесть НДС.
Быть оплаченными электронным способом (карта, перевод, мобильный платеж — не наличные), если вы хотите вычесть НДС и лучше обосновать это перед налоговой службой.

2. Лимиты вычета (IRPF) для суточных в 2025 году

Налоговая служба устанавливает ежедневные максимальные лимиты для вычета расходов на питание и проживание:

Питание (еда)

• В Испании без ночевки: до 26,67 € в деньВ Испании с ночевкой:
• до 53,34 € в день

Если поездка за границу

• Без ночевки: до 48,08 € в деньС ночевкой:
• до 91,35 € в день

Эти суммы применяются только если вы перемещаетесь за пределы вашего обычного места работы или проживания по профессиональным причинам

Если вы находитесь в вашем обычном городе или расходы не связаны напрямую с вашей работой, они не будут считаться вычитаемыми суточными

3. Расходы на проезд

Помимо суточных, вы также можете вычесть определенные транспортные расходы по рабочим причинам:

Общественный транспорт и такси

• Билеты на поезд, самолет, автобус, такси или VTC при условии, что они используются в профессиональных целях и у вас есть подтверждающий счет

4.Ключевые требования для принятия этих вычетов налоговой службой

Чтобы ваши командировочные расходы и расходы на проезд не были отклонены:

1. Четкая профессиональная причина: сохраняйте электронные письма, расписания, приглашения или доказательства встреч/рабочих мероприятий, подтверждающие необходимость расходов.
2. Юридически оформленный и оплаченный электронным способом счет: если вы хотите вычесть расходы и входящий НДС, счет должен включать НДС и быть оформлен на ваше имя.
3. Связь с деятельностью: Налоговая служба может потребовать доказать, что это питание или поездка были необходимы для работы.

5. Вычет НДС по командировочным расходам и расходам на проезд

• НДС на питание и проживание: вы можете вычесть его только при наличии счета с детализацией НДС и расходы связаны с вашей деятельностью.
• Транспорт и такси: входящий НДС подлежит вычету при условии, что счет оформлен на ваше имя и предназначен для профессиональных целей.